Làm sao để lập kế hoạch cho một ngày hiệu quả?

Người trưởng thành luôn chìm đắm trong những bận rộn của đời sống hằng ngày. Đôi khi chúng ta kiệt sức về chúng, vì vậy, việc đầu tiên để thoát khỏi những mớ bòng bong ấy là lập kế hoạch cho một tuần. Bạn cần phải liệt kê ra những điều cần phải làm. 

Sự khác biệt giữa Việc ưu tiên và Việc cần làm.

Một kế hoạch hoàn hảo là khi bạn phân biệt rõ ràng giữa công việc ưu tiên và công việc cần được làm. Sự khác biệt giữa ưu tiên và mọi thứ khác có thể so sánh với sự phân chia trong trường hợp tai nạn. Nhân viên y tế sẽ đảm bảo rằng một người bị thương vẫn còn sống (ưu tiên) nhưng họ có thể không lo lắng quá nhiều về thiệt hại thẩm mỹ đối với mũi bệnh nhân của họ (không phải là ưu tiên).

Tương tự vậy, tôi có vô vàn thứ trong danh sách việc cần làm mà tôi chưa hoàn thành mà không có bất cứ hậu quả tiêu cực nào sau đó. Ví dụ như tôi có một vài mail mà tôi chưa viết, hay một vài bức ảnh mà tôi chưa đăng tải trên media. Nếu không thực hiện, chúng không ảnh hưởng quá nhiều đến ta. 

Nhưng ngược lại, nếu không đạt được ưu tiên hiện tại sẽ có tác động khá tiêu cực. Ví dụ như  tải sách điện tử của tôi lên Kindle trong thời hạn gửi, nếu tôi không có thể làm điều này, đơn đặt hàng trước cho cuốn sách của tôi sẽ bị hủy và tôi đã thắng được để có thể thiết lập một đơn đặt hàng trước khác cho bất kỳ Sách điện tử nào trong cả năm. Nói cách khác: không tốt. Ta có thể phân biệt việc ưu tiên và việc cần làm dựa trên kết quả sau cùng. Tiếp theo, hãy tham khảo qua 4 bước sau để lập kế hoạch cho bạn.

Bước 1: Tạo danh sách các việc cần làm

Tạo một danh sách việc cần làm đang diễn ra nơi bạn kết xuất mọi việc cần làm mà bạn có thể nghĩ ra. Đặt danh sách đó ở một nơi nào đó mà bạn có thể tìm thấy nó mà không cần phải nhìn thấy nó mọi lúc (một ngăn kéo bàn làm việc tốt cho việc này).

Sau đó, cho phép bản thân bạn để không thực hiện tất cả các nhiệm vụ của bạn. Bởi vì hãy để đối mặt với nó: chúng tôi có thể sẽ không bao giờ hoàn thành công việc của mình vì họ cứ tiếp tục chồng chất. Rất may, nó thực sự không cần thiết phải hoàn thành danh sách việc cần làm. Chúng ta không tạo ra một danh sách việc cần làm để bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ này, chúng ta tạo ra nó để bộ não của bạn có thể thư giãn, biết rằng bạn đang theo dõi mọi thứ.

Bước 2: Hãy làm rõ những việc phải làm

Vào đầu mỗi ngày (hoặc, lý tưởng nhất là vào đêm hôm trước), hãy làm rõ những việc phải làm của bạn. Hầu hết trong số này nên được kết nối với ưu tiên của bạn. Đây là những gì có thể trông giống như ưu tiên hiện tại của tôi:

• Liên hệ với XYZ để được phép in lại bài viết của tôi trong cuốn sách của tôi
• Yêu cầu ABC cho một lời chứng thực về cuốn sách.

Hãy đặt cho mình mục tiêu lớn và nhỏ, vì dụ tốt nghiệp đại học là mục tiêu lớn bạn cần tập trung. Khi thiết lập một mục tiêu lớn, sẽ có những việc nhỏ phải làm để bạn hoàn thành mục tiêu lớn đó. Những mục tiêu hàng ngày là việc phải làm như: Làm luận văn, học tiếng anh,... Nếu không hoàn thành mục tiêu nhỏ (việc phải làm mỗi ngày, bạn sẽ không đạt được mục tiêu lớn ấy)

Bước 3: Hãy làm rõ những mong muốn 

Ngoài việc quyết định việc phải làm, bạn cũng nên tạo một danh sách muốn làm. Điều này là dành cho những thứ bạn thích làm cũng như những thứ không quan trọng. Sự khác biệt giữa việc phải làm của bạn và mong muốn của bạn là nó CÓ THỂ để không hoàn thành cái sau. Đây là một ví dụ từ cuộc sống của tôi:

• Xem bài học tiếp theo trong khóa học
• Dọn dẹp phòng
• Tiếp tục đọc cuốn sách

Bước 4: Thực hiện theo kế hoạch

Tất nhiên, kế hoạch sẽ không được trở thành hiện thành nếu bạn không thực hiện chúng. Trước khi bạn bắt đầu ngày làm việc của mình, hãy quyết định số lượng thời gian tối thiểu bạn sẽ dành cho việc phải làm. Trong hai tuần đầu tiên hoặc lâu hơn, tôi khuyên bạn nên chọn một cái gì đó rất dễ quản lý.

Bất cứ điều gì khác đang diễn ra trong ngày làm việc của bạn, hãy dành thời gian tối thiểu này mỗi ngày để làm việc phải làm của bạn và bỏ qua mọi thứ khác. Nếu có thể, tập trung vào cần làm  của bạn trước khi làm bất cứ điều gì khác. Lý tưởng nhất là thực hiện chúng vào buổi sáng. Lặp lại thói quen này, theo thời gian, bạn sẽ muốn tăng thời gian bạn dành cho việc phải làm.